ویژگی های کاغذ را می توان به دو دسته تقسیم کرد: ویژگی هایی که روی ظاهر و کارایی محصول نهایی تأثیر دارند و ویژگی هایی که الزاماتی را از نظر انجام کار در فرآیند ساخت به وجود می آورند. بعضی خواص، به خصوص خاصیت جذب و استحکام، روی محصول و فرآیند ساخت آن تأثیر دارند، گرچه روش و نوع تأثیرگذاری آن ها متفاوت است.
آزمایش هایی طراحی شده اند که سنجشی از بسیاری از خواص فیزیکی کاغذ و مقوا به دست می دهند استانداردهای ملی و بین المللی مختلفی برای این آزمایش ها وجود دارند؛ البته در بسیاری از موارد آزمایش ها به خوبی با کارایی و عملکرد واقعی و حقیقی فرآیندهای چاپ تطابق ندارند. به این دلیل همواره لازم است روش های آزمایش جدیدتر و مناسبتری در تطابق با روش ها و فرآیندهای چاپی مورد نظر طراحی و انتخاب شوند تا کسب اطمینان از تناسب موارد انتخاب شده دقیق تر و ساده تر میسر شود. برخی از ویژگی ها که آگاهی به آن ها ضرورت بیشتری دارد در ادامه توضیح داده می شوند.
برای این که کاغذ برای نوشتن مناسب شود، لازم است لایه سختی روی الیاف درهم و برهم شده سلولز کشیده شود، در غیر این صورت کاغذ مرکب را مثل کاغذ خشک کن جذب می کند. عمل روکش کشیدن روی کاغذ را آهار زدن می گویند. در اوایل دوران کاغذسازی در اروپا، اوراق خشک شده را از حمامی از ژلاتین (چرم جوشانده شده) عبور می دادند. چسب یا ژلاتین با الیاف سلولز مخلوط می شد و این الیاف را سفت می کرد و سطح کاغذ براق می شد. امروزه هم کاغذهای با کیفیت بالا را با ژلاتین آهار می زنند. البته آهار زدن با زاج و صابون یا راتیانه و پتاس بیشتر رایج است. ژلاتین برای کاغذ مضر نیست ولی زاج، راتیانه و پتاس مضرند. کاغذسازان به جای زاج و راتیانه در صنایع تولید کاغذهای بدون اسید و بادوام، برای آهار زدن از رزین هایی با ترکیب قلیایی استفاده می کنند.
استحکام ورق کاغذ روی کاربرد و فرآیندهای چاپی آن تأثیر دارد. هنگامی که کاغذ به صورت کارتن، پوشه، جلد یا روکش کتاب یا تولیدات چاپی دیگر مورد استفاده قرار می گیرد باید قادر باشد تنش های ناشی از حمل و نقل و استفاده از آن را تحمل کند. همچنین باید بتواند نیروهای اعمال شده روی آن به وسیله ماشین آلات مختلفی نظیر تاکن ها را تحمل کند بدون آن که میزان پارگی الیاف آن جدی و قابل ملاحظه باشد.
معیارهای استحکام کاغذ عبارتند از: استحکام پارگی ، استحکام کششی و مقاومت به کندگی ، مورد اول و دوم به توانایی کاغذ در تحمل نیروهای چاپ، تاکنی و ترتیب و استفاده نهایی از آن مربوط می شود. این دو مورد به وسیله مجموعه ای از تجهیزات ویژه سنجش می شوند. مقاومت به کندگی روی دستگاه ماشین چاپ کوچک (مینیاتوری) که می تواند دقیقاً فشار مشخص شده ای را اعمال کند سنجیده می شود.
ساختار لیفی یا فیبری کاغذ دارای حفره هایی میکروسکوپی (ریز) است که مکش موئینگی را روی مایعات و رطوبت جوی اعمال می کنند. تمام کاغذها این خاصیت جذب را دارند، حتی اگر دارای لایه های روکش سنگین نیز باشند. منافذ فوق باعث جذب روغن ها و رزین ها می شود و رنگدانه ها در سطح قرار می گیرند. درصورتی که خصوصیت جذب در کاغذ و مرکب هماهنگ نباشند اجزای روغنی در سطح باقی می ماند و اجازه قرار گرفتن رنگدانه ها را بر سطح کاغذ نمی دهند؛ به این ترتیب رنگدانه ها روی سطح کاغذ دیده می شوند که به گچی شدن مرکب مشهور است. در حالتی دیگر ممکن است کاغذ جذبی بیش از اندازه داشته باشد و درنتیجه رشد دانه ای ایجاد شود. این مورد می تواند با پشت زدن ٢ همراه باشد؛ در این حالت رنگدانه ها تا عمقی بیش از حد در زیر لایه کاغذ نفوذ می کنند و تصویر چاپ شده از طرف دیگر ورق کاغذ قابل دیدن خواهد بود. جذب بالای رطوبت می تواند باعث تغییر شکل ورق کاغذ و انبساط یا تورم در امتداد عمود بر راه کاغذ منجر شود؛ این انبساط می تواند باعث عدم انطباق چاپ و چروکیدگی کاغذ در ماشین شود. کاغذهای بسیار متخلخل چسبندگی ضعیفی نسبت به چسب مورد استفاده در صحافی کتاب از خود نشان می دهند. مجموعه صفحات کتاب که باید به جلد چسبانده شوند نیز در فرآیند صحافی با چنین مشکلی روبه رو خواهند بود.
گاهی اوقات به خمیر کاغذ، مرکبی با رنگ مورد نظر افزوده می شود تا کاغذ تغییر رنگی مطلوب داشته باشد. اگر کاغذ سفید مورد نیاز باشد، مرکب آبی به خمیر کاغذ افزوده می شود تا با زردی طبیعی خمیر کاغذ خنثی شود. در حالت ایده آل کاغذ سفید تمام طول موج ها را به طور مساوی بازتاب می کند و اطمینان می یابیم که هیچ سایه یا اثر رنگی روی تصویر چاپ شده وجود نخواهد داشت و بیشترین پوشش فراگیر رنگی که دربرگیرنده تمام طیف های رنگی است حاصل می شود. چشم انسان با هر رنگ نزدیک به رنگ سفید به عنوان سفید مرجع یا سفید مبنا سازگاری می یابد. در عین حال چشم توانایی بالایی برای تشخیص بین سایه های مختلف رنگ سفید دارد که حتی پس از این سازش باز هم حس می شود. بنابراین با توجه به این قابلیت چشم، یک نواختی و یک دست بودن بسیار مهم تر از انطباق با رنگ با استانداردی مشخص است. در جاهایی که رنگ کاغذ اهمیتی بحرانی دارد، سطوح تغییرات قابل تحمل مطرح می شوند. این سطوح قابل تحمل بر حسب متغیری که معرف اختلاف های رنگی است بیان می شود و با دستگاه های سنجش رنگ (رنگ سنج) یا دستگاه های نورسنج طیفی اندازه گیری می شود. اندازه گیری چگالی نوری در اغلب کاغذها اهمیت ندارد؛ زیرا اختلاف چگالی ها در رنگ های سفید یا رنگ های گچی یا پاستلی چندان قابل ملاحظه نیست.
درخشندگی تا حدی با سفیدی متفاوت است. درخشندگی معیار یا سنجشی از میران نور بازتاب شده از سطح کاغذ به دست می دهد. کاغذی که درخشندگی آن پایین است، در حدود درصد نور تابیده به آن را باز می تاباند؛ این چنین کاغذی تصویرهای تار و دارای تضاد رنگی پایین به دست می دهد. برای بالا بردن سطح درخشندگی کاغذ، از عوامل درخشنده کننده اپتیکی که به خمیر کاغذ افزوده می شوند، استفاده می شود. این مواد به کاغذ خاصیت فلورسانت می دهند که باعث می شود نور فرابنفش در محدوده طیف قابل رؤیت بازتاب شود. قسمت عمده ای از این بازتاب در محدوده آبی طیف قابل رؤیت قرار می گیرد. در صنعت کاغذسازی از دستگاه های سنجش بازتاب برای اندازه گیری و ارزیابی درخشندگی کاغذ استفاده می شود. روی این دستگاه های اندازه گیری درخشندگی، فیلترهایی با نقطه بیشینه ۴۵٧ نانومتر نصب می شود که باعث می شود محدوده مؤثر اندازه گیری بازتاب فقط در محدوده آبی رنگ طیف باقی بماند.
صافی سطح کاغذ اساساً به احساس کلی فرد هنگام لمس کردن کاغذ چاپ شده باز می گردد. همچنین روی روش مورد استفاده در چاپ کاغذ نیز تأثیر می گذارد. فقط کاغذهای صاف و هموار می توانند چاپ خوب و با کیفیتی از تصویرهای دارای نیم سایه های دقیق به دست بدهند. علاوه بر آن یک نواختی و سطح لایه مرکب قرار گرفته روی کاغذ نیز به صافی سطح کاغذ بستگی دارد.
عامل تعیین کننده در صافی سطح کاغذ درجه پالایش خمیر کاغذ، نسبت افزودنی های معدنی به خمیر کاغذ، و یک نواختی ساخت کاغذ است. برای کاغذهای روکش دار نوع و روش ایجاد روکش نیز در این صافی سطح مؤثر است. با اتوکشی کاغذ صافی سطح اضافه ای در کاغذ می توان ایجاد کرد. صافی سطح کاغذ به خصوص در چاپ گود اهمیت دارد.اگر سطح کاغذ بزرگ نمایی شود، الیاف آن و فواصل و فضاهای کوچک بین آن ها قابل رؤیت خواهند بود. گودی ها و شکاف های بین آن ها می تواند گودتر از ضخامت لایه مرکب باشد، به طوری که ترکیبی از تغییر شکل فرم چاپ و فشار چاپ برای انتقال مرکب به تمام سطح ورق لازم خواهد بود. یکی از اثرات جانبی افزایش فشار در سطح مورد نیاز، رساندن مرکب به کف گودی های کاغذ زبر و در نتیجه افزایش رشد دانه های مرکب در نقش چاپی است همچنین از آن جا که زبری سطح کاغذ اغلب همراه با افزایش قدرت جذب سطح کاغذ است، در صورتی که از کاغذهای ناصاف استفاده شود، می توان انتظار داشت که کیفیت چاپ در مقایسه با کاغذهای صاف پایین تر باشد.
صافی سطح کاغذهای روکش دار مات راهنمای خوبی برای تعیین میزان مقاومت آن ها به مالیدگی مرکب است. این مورد از جمله نواقص چاپی مربوط به کاغذهای روکش دار یا گلاسه است. این نقص چاپی به طبیعت ساینده روکش های ساخته شده از جنس کربنات کلسیم مربوط است که باعث می شود مرکب از سطوح چاپ شده به سطوح چاپ نشده کاغذهای صفحات مقابل انتقال داده شود. این مشکل گاهی اوقات به زمان خشک شدن نامناسب مرکب روی کاغذ مربوط می شود، اما در حقیقت این نقص به خصوصیات مرکب بستگی ندارد. مالیدگی مرکب را می توان با استفاده از مرکب هایی که نسبت موم داخل آن ها بیش از اندازه طبیعی است کاهش داد، اما فقط در صورتی قابل حذف هستند که جلا یا ورنی ضد آبی روی ورق کشیده شود. برای ارزیابی صافی سطح کاغذ، از ابزارهای دقیق اندازه گیری از نوع نشتی هوا استفاده می شود. این ابزارهای دقیق میزان گذر جریان هوا از داخل سطح کاغذ را اندازه گیری می کند. اندازه گیری میکروسکوپی پستی و بلندی های سطح کاغذ که نیم رخ سنجی نامیده می شود نیز از جمله روش های دیگری است که می تواند مورد استفاده قرار گیرد.
کدری از جمله خواص مهم کاغذ است که تأثیر به سزایی در کیفیت کار چاپی دارد. به هر میزان که تصویر چاپ شده روی طرفی از کاغذ از طرف دیگر قابل دیدن باشد، می تواند تأثیر مخرب قابل ملاحظه ای روی کیفیت دیداری طرف دیگر داشته باشد. عواملی که مستقیماً روی کدری کاغذ تأثیر دارند، عبارتند از: میزان زدن خمیر کاغذ ، ضخامت ورق کاغذ، نوع مواد افزودنی و نوع روکش مورد استفاده کاغذ، و الیاف (فیبر) مورد استفاده در ساخت کاغذ. الیاف یا فیبرهای کوتاه تری که از درختان سخت چوب به دست می آیند یا از بازیافت کاغذهای مصرف شده تهیه می شوند، کاغذهایی با کدری یا تیرگی بالاتر به دست می دهند.
برای کسب اطمینان از آن که تداخلی در اندازه گیری کدری با تأثیر نفوذ مرکب به صورت پشت زنی ایجاد نشده باشد، بهتر است برای ارزیابی و سنجش کدری کاغذ چاپی، ورق چاپ شده دیگری را رو به بالا و زیر کاغذ چاپ نشده ای که قرار است ارزیابی شود قرار دهیم. کدری کاغذ را همچنین می توان به صورت کمّی با نسبت عددی تعریف شده به صورت زیر تعریف کرد: کدری عبارت است از نسبت اثر بازتابی یک ورق روی سطح جسم سیاه به میزان بازتاب آن روی ستون ضخیمی از ورق هایی از همان نوع. برای اغلب کارها لازم است مقدار این کدری ٩٠ ٪ یا بیشتر باشد. در ارزیابی کدری کاغذ نمی توان از روش نگه داشتن آن در مقابل نور استفاده کرد؛ عملاً تمام کاغذها در این آزمایش رد می شوند، زیرا این نوع آزمایش در هر صورت نمی تواند نشان دهنده چگونگی عملکرد کاغذ نزد کاربر نهایی آن باشد.
روکش کاغذ با ایجاد پوششی از مواد مخصوص روی سطح کاغذ ایجاد می شود. روکش هایی از جنس گل چینی که با کاردک هوایی یا به روش ریختگی روی کاغذ ایجاد می شوند، در مقایسه با روکش هایی که با کاردک روی سطح کاغذ پهن شده اند، براقیت بالاتری دارند، به خصوص هنگامی که اتوکشی افزوده ای نیز انجام شده باشد. براقیت کاغذ به صورت درصد نور بازتابیده در زاویه ای مشخص شده اندازه گیری می شود و کمینه مقدار آن برای کاغذهای دارای براقیت بالا ۴ به ۶٠ درصد می رسد.
هنگام انتخاب کاغذ بهتر آن است که در پیوند با فرم بندی کار از چاپخانه نیز نظر بخواهید؛ مواردی که بنا به نیازهای چاپخانه باید تعیین شوند، عبارتند از: میزان لبه پنجه ، مقدار مجاز حاشیه های عطف و لبه های برش فواصل و حاشیه های مورد نیاز صحافی، به طور مثال لبه های مورد نیاز بعضی ماشین های مفتول زنی و دوخت زنی بر اساس این اندازه ها ممکن است. لازم باشد اندازه کاغذ از حد پیش بینی شده برای آن بیشتر باشد. در این جا باید نقطه تعادلی ظریف بین دو عامل را بیابیم. نیاز به جلوگیری از دور ریز کاغذ به علت نوع طراحی فرم ها و انتخاب ابعاد ورق یا پهنای نوار کاغذ در حدی بیش از اندازه لازم و دوم میزان احتمال خطر (ریسک) در پیوند با فشردگی بیش از حد جانمایی کار و فرم بندی که می تواند باعث مشکلاتی در چاپ و مراحل صحافی (به خصوص تاکنی و برش) شود؛ این مشکلات یا بر هزینه های کار می افزایند یا موجب افت کیفیت می شوند.
حالت اسیدی یا قلیایی کاغذ در بعضی شرایط می تواند دارای اهمیت باشد. در سال های اخیر کاغذسازها از حالت اسیدی کاغذی که برای کاربردهای کتابخانه ای یا بایگانی و همچنین چاپ کتاب در نظر گرفته شده است کاسته اند. زیرا مشخص شده است که کاغذهای اسیدی عمر کوتاه تری دارند. حالت اسیدی کاغذ همچنین باعث خنثی شدن اثر مواد افزودنی خشک کننده ای می شود که در چاپ به کار می روند. از این رو می تواند باعث ایجاد مشکلاتی در خشک شدن مرکب بشود.